Cos’è il GDPR e perché riguarda anche il tuo studio tecnico

Cos’è il GDPR e perché riguarda anche il tuo studio tecnico

Guida pratica alla legge sulla privacy e alle implicazioni sulla tua attività di geometra, ingegnere o architetto

Il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) ha reso obbligatorio l’adeguamento in materia di protezione dei dati personali per tutti i professionisti tecnici che gestiscono informazioni riferibili a persone fisiche all’interno dell’Unione Europea. 

Si tratta di un atto normativo applicabile in tutti gli Stati membri, e introduce un nuovo modello di gestione dei dati fondato su responsabilità, trasparenza e controllo dei rischi, anche in risposta alle profonde trasformazioni tecnologiche e ai nuovi modelli di organizzazione del lavoro. In questo articolo vediamo insieme cos’è il GDPR e quali sono i suoi principi fondamentali.

Cos’è il GDPR: la definizione ufficiale

Secondo la definizione dell’European Data Protection Board, il Regolamento generale sulla protezione dei dati, rappresenta “un insieme armonizzato di norme applicabili a tutti i trattamenti di dati personali da parte di organizzazioni (pubbliche o private, indipendentemente dalle loro dimensioni) situate nello Spazio economico europeo (SEE) o che si rivolgono a persone nell'UE.” 

Il suo obiettivo principale è garantire che i dati personali “godano dello stesso elevato standard di protezione ovunque nel SEE, aumentando la certezza del diritto sia per le persone fisiche che per le organizzazioni che trattano i dati, offrendo un elevato grado di protezione alle persone fisiche.”

I soggetti principali del GDPR

Il GDPR si applica a qualsiasi trattamento di dati riferibili a persone fisiche, indipendentemente dalla loro nazionalità o dal luogo di residenza. Questo significa che tutte le operazioni che comportano la gestione dei dati di clienti, collaboratori, fornitori, condomini, dipendenti o cittadini rientrano pienamente nell’ambito di applicazione del Regolamento.

Il Regolamento individua inoltre ruoli ben definiti, ciascuno con responsabilità specifiche:

• Il titolare del trattamento, ossia il soggetto che determina finalità e mezzi del trattamento dei dati;

• Il responsabile del trattamento, che tratta i dati per conto del titolare sulla base di un contratto o di un atto giuridico conforme all’art. 28 del GDPR;

• L’autorizzato al trattamento, che tratta i dati sotto l’autorità del titolare e sotto sue specifiche istruzioni; 

• In determinati casi, il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), per attività di monitoraggio su larga scala o per il trattamento di dati particolari.

I principi fondamentali del trattamento dei dati

Il GDPR prevede che ogni trattamento di dati personali debba avvenire nel rispetto di alcuni principi fondamentali. Se questi principi non vengono rispettati, potresti incorrere in segnalazioni o controlli e, nei casi più gravi, nell’applicazione di sanzioni amministrative.

Principio di limitazione delle finalità

Il principio di limitazione delle finalità prevede che i dati debbano essere raccolti per scopi specifici, chiari e legittimi, e utilizzati solo per quelle finalità. Non è consentito usare successivamente i dati per scopi diversi e incompatibili con quelli dichiarati inizialmente.

Principio di minimizzazione dei dati

Il principio di minimizzazione prevede che debbano essere raccolti e trattati solo i dati realmente necessari rispetto alle finalità perseguite. In altre parole, è bene evitare di raccogliere informazioni “in più” che non servono allo svolgimento dell’attività.

Principio di esattezza e aggiornamento

Il principio di esattezza e aggiornamento prevede che i dati debbano essere corretti e, se necessario, aggiornati. È inoltre obbligatorio che il titolare del trattamento adotti misure adeguate per cancellare o correggere dati inesatti o non più attuali.

Principio di limitazione della conservazione

Il principio di limitazione della conservazione prevede che i dati personali non possano essere conservati per un tempo superiore a quello necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti. Una volta esaurito lo scopo, i dati devono essere cancellati o anonimizzati.

Principio di integrità e riservatezza

Il principio di integrità e riservatezza prevede che i dati debbano essere protetti da accessi non autorizzati, perdite, modifiche o divulgazioni indebite, attraverso misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate al rischio.

Principio di responsabilizzazione (accountability)

Il principio di responsabilizzazione (o accountability, in inglese) prevede che il titolare del trattamento si limiti a rispettare il GDPR, ma che possa anche dimostrare di averlo fatto adottando misure, procedure e documentazione idonee a provare la conformità.

Violazioni del GDPR: cosa rischi se non sei a norma?

Il GDPR impone al titolare del trattamento di valutare i rischi per i diritti e le libertà delle persone che possono comportare le attività di trattamento. Si tratta di una valutazione che serve a individuare le misure tecniche e organizzative più adatte al contesto operativo, e che deve tenere conto sia della gravità sia della probabilità degli eventi.

La normativa, tuttavia, non prevede un elenco di misure di sicurezza valide per tutti: spetta al titolare e ai responsabili del trattamento individuare soluzioni adeguate alla propria realtà organizzativa. In assenza di una corretta valutazione del rischio, di procedure definite e di misure di sicurezza proporzionate, una violazione può trasformarsi in una contestazione formale, in una sanzione amministrativa o in un danno reputazionale anche significativo.

Il GDPR come asset strategico per il tuo studio tecnico

Come abbiamo visto, la gestione preventiva del rischio rappresenta uno degli elementi centrali della conformità al GDPR. Nel settore tecnico, tuttavia, sono ancora molti i professionisti che percepiscono l’adeguamento più come un’imposizione che come un asset strategico.

Un sistema di gestione efficace, in realtà, può rivelarsi un valido supporto nell’ottimizzazione dei processi interni e nella comunicazione con clienti e stakeholder.  Per questo motivo, abbiamo sviluppato un servizio di consulenza in quattro step che ti accompagnerà verso la conformità in modo strutturato e consapevole:

1. Analisi della struttura e dell’attività

2. Valutazione del contesto operativo e degli stakeholder

3. Mappatura dei trattamenti di dati personali

4. Definizione delle soluzioni e piano di adeguamento

Durante la consulenza avrai la possibilità di ricevere risposte mirate, costruite sulla tua pratica quotidiana, che ti permetteranno di adeguarti alla normativa in modo sostenibile e coerente con la tua realtà professionale.

Consulenza GDPR per la gestione preventiva del rischio

Tutti i nostri servizi di consulenza GDPR online sono personalizzati e consentono di scegliere tra l’acquisto di un singolo modulo o di un percorso più strutturato. Se desideri ricevere maggiori informazioni o richiedere un preventivo personalizzato, compila il modulo qui sotto oppure manda una mail a info@gdprpratico.it.  

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